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En su afán por satisfacer y fidelizar al consumidor moderno, es común que empresas opten por cambios disruptivos que promuevan la adopción de nuevos procesos de creación y entrega de valor al cliente. 

Esto conlleva modernizar las operaciones de distribución, para poder ser capaces de satisfacer las exigencias de personalización y rapidez propias del usuario. 

Aunque dicha satisfacción depende de las capacidades del personal, agilidad de los procesos y tecnología, entre otros factores, se requiere también de un ambiente de trabajo que facilite la productividad y seguridad en las operaciones.

El ambiente de trabajo en el almacén puede gestionarse mediante un ciclo de tres etapas como se muestra en la figura siguiente. 

Como primera etapa se debe lograr el involucramiento de alto nivel, a través de la sensibilización y compromiso de participación activa de la alta gerencia, que de forma práctica se manifiesta en la autorización expresa del esquema de gestión, tiempo de agenda para la revisión periódica de los resultados, presupuesto para la ejecución de los planes, entre otras.

La segunda etapa consiste en la ejecución de inspecciones operativas, preferentemente no anunciadas, con el propósito de identificar fortalezas y oportunidades de mejora. 

Lo primero conduce a un proceso reflexivo para comprender cómo esas fortalezas se relacionan con los resultados de la operación. Lo segundo, por su parte, conduce a la tercera etapa del ciclo, que consiste en la planificación y toma de acciones que habiliten a la operación para el logro de mejores resultados.

Como un aporte práctico para el lector se profundiza, a continuación, en un aspecto clave del ciclo: ¿qué inspeccionar en una inspección de la operación?

Para ello pueden considerarse al menos quince preguntas clave, enfocadas a las condiciones físicas, utilidad real del inventario y activos e historial reciente.

Preguntas clave durante la inspección

1. ¿Existe inventario obsoleto o inservible almacenado?

2. ¿Se mantienen equipos o mobiliario inservible en el área?

3. ¿Existe señalización de la ubicación de materiales y equipos?

4. ¿Se respeta la señalización existente?

5. ¿Están las instalaciones libres de suciedad: astillas, desperdicios, etc.?

6. ¿Están los pasillos libres de obstrucción?

7. ¿Existen programas de limpieza periódica?

8. ¿Se cumplen los programas y es esto evidente?

9. ¿Se han tomado acciones de mejora provenientes de auditorías anteriores?

10. ¿Se han solventado las observaciones previas?

11. ¿Hay historial de accidentes desde la última auditoría realizada?

12. ¿Están cargados y con mantenimiento adecuado los extintores?

13. ¿Los métodos de trabajo observados reducen el riesgo de accidentes?

14. ¿Funcionan adecuadamente las luces de emergencia?

15. ¿El ambiente está libre de condiciones inseguras?

Las preguntas 1 y 2 permiten identificar si los espacios están siendo utilizados eficientemente y dan visibilidad sobre desperdicios por administrar lo innecesario.

Las preguntas 3, 4, 5 y 6 se orientan a identificar las condiciones necesarias para el flujo ágil y seguro de materiales y personas.

Las preguntas 7 y 8 tienen un enfoque en limpieza y conservación de las instalaciones, lo cual es fundamental para la moral del equipo de trabajo y su productividad.

Las preguntas 9, 10, 11, 12 y 13 son útiles para identificar fortalezas o debilidades en la gestión del ambiente de trabajo, y buscan evidencias de la gestión, compromiso y criterio del equipo a cargo de la operación y, en ciertos casos, de la gerencia. 

Con las preguntas 14 y 15 se evalúa la condición de dos aspectos decisivos al momento de una emergencia.

Para finalizar, se sugiere al lector no considerar las preguntas anteriores como las únicas a ser utilizadas para la inspección de una operación, ya que el instrumento de evaluación debe ser robustecido por otros criterios alineados a las necesidades de control de la organización. 

Por Alex Ramos

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