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La planificación de ventas y operaciones, S&OP por sus siglas en inglés (Sales & Operations Planning), es el proceso de balancear la demanda y el abastecimiento, alineándolos a los objetivos del negocio con involucramiento de la Alta Gerencia.

Esta corta definición resalta los tres elementos clave del S&OP: conexión, que implica que las operaciones deben ejecutarse buscando agregar valor conforme a la demanda, y esto no es más que suplir lo que los clientes están demandando; involucramiento de alto nivel, que incluye el patrocinio de la gerencia, facilitación de los recursos necesarios para la ejecución y evolución del S&OP y un mensaje contundente de prioridad a la organización; y sentido de negocio, entendido como el alineamiento de los esfuerzos de gestión de la demanda, operaciones y abastecimiento en función de los objetivos del negocio: financieros y de crecimiento.

En el flujo de planificación de la cadena de suministro, el S&OP se ubica en el nivel táctico sirviendo de conexión entre la planificación estratégica y los planes operativos, y las organizaciones que adoptan esta práctica dan seguimiento a sus planes estratégicos de negocio (usualmente con horizonte de cinco años) reconociendo dos etapas: la “porción táctica”, en la que definen cursos de acción para los próximos 12 a 24 meses, a través del S&OP; y la “porción estratégica”, en la que se enfocan en ideas para el periodo que sucede al horizonte táctico (meses 25 a 60).

Cómo se lleva a cabo el S&OP

Existen diversos modelos y marcos de trabajo para ejecutarlo, teniendo en común que el punto inicial es la generación de un pronóstico de ventas sin restricciones, y como punto final la ejecución de una junta ejecutiva en la que se confirman los planes y se concilian diferencias cuando es necesario.

Se propone en este artículo un flujo de S&OP de cuatro pasos: el primero consiste en la generación de una línea base de demanda o pronóstico irrestricto, que consiste en una cifra estimada de ventas sin restricciones y resultante de un proceso estadístico-colaborativo; el segundo consiste en la formulación de un plan de demanda realista, como resultado de la sensibilización del pronóstico irrestricto en función de las restricciones de materiales y capacidad; el tercer paso tiene como objetivo el planteamiento de un plan de demanda factible en función de los objetivos del negocio, que se obtiene por la simulación financiera; por último, en el cuarto paso se obtiene el plan de demanda confirmado como resultado de la revisión ejecutiva. Ver figura 1 al final del artículo.

Debido al carácter integrativo del S&OP se da por entendido que a los planes de demanda resultantes de los pasos tres a cinco le acompañan los planes de abastecimiento (operaciones, transporte e inventario) que respaldan que su ejecución es posible.

Cómo se construye un S&OP exitoso

En la práctica se identifican al menos cuatro factores clave de éxito para el proceso de S&OP: compromiso de la Dirección, gestión del proceso, disponibilidad de información e integración funcional.

A partir de lo anterior, un S&OP que produce resultados satisfactorios se caracteriza por la participación e involucramiento de la gerencia, lo cual agiliza el proceso, facilita su alineamiento con los planes estratégicos y le permite contar con los recursos necesarios para su sostenimiento y evolución a través de la mejora continua.

La segunda característica observada en casos de éxito es su enfoque en el sostenimiento de un proceso disciplinado, con claridad en cuanto a fechas, entregables, responsables y mecanismos de avance: juntas, envío de información, gestión de autorizaciones, etc.

La tercera característica es la disponibilidad de información necesaria, pertinente y oportuna, ya que el S&OP no debe basarse en corazonadas o suposiciones, sino que parte de hechos reales que son analizados para obtener escenarios a partir de los cuales se construyen los planes de demanda y abastecimiento a ejecutar.

Finalmente, procesos exitosos de S&OP evidencian a su base una sólida integración funcional, necesaria debido al carácter transversal del mismo, y que incluye aspectos como la claridad en los roles y responsabilidades, comunicación asertiva entre los miembros y combinación adecuada de competencias y conocimientos, entre otros.

Un proceso de S&OP adecuadamente implementado es capaz de producir valor para la organización, y especialmente en entornos volátiles, inciertos, cambiantes y ambiguos, las organizaciones están llamadas a contribuir a su evolución reflexionando sobre las buenas prácticas que pudieran desarrollar en dicho contexto.

Por Alex Ramos

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